DGUV V3 Prüfung · Behörden und öffentliche Einrichtungen

Betriebsmittelprüfung in Behörden und öffentlichen Einrichtungen: DGUV V3 Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3 und 4

Eine Verwaltung betreibt mehr Elektrik, als ihr Haushaltsplan vermuten lässt: Rathaus und Bürgerbüro mit Bildschirmen, Druckern und Küchengeräten, Bauhof mit Werkzeug und Ladegeräten, Bibliothek, Bürgerhaus und Sporthalle mit Beleuchtung, Technik und Verlängerungen für jede Veranstaltung. Dazu Dienstgeräte, die mit den Beschäftigten ins Homeoffice gehen. AB Prüfservice prüft Behörden und öffentliche Einrichtungen bundesweit nach DGUV V3 und V4, liegenschaftsweise geplant und je Gerät dokumentiert.

Weitere Informationen zur bundesweiten Prüfung finden Sie auf unserer Seite zur
DGUV V3 Betriebsmittelprüfung.

Was ist die Betriebsmittelprüfung in Behörden und öffentlichen Einrichtungen?

Die Betriebsmittelprüfung in einer Behörde ist die regelmäßige Prüfung aller elektrischen Anlagen und Betriebsmittel, die die Verwaltung an ihren Liegenschaften und Arbeitsplätzen einsetzt, vom Bildschirm im Bürgerbüro bis zur Bohrmaschine im Bauhof. Jede Position wird gesichtet, gemessen und funktionsgeprüft, erhält eine Prüfplakette und einen Eintrag im Prüfprotokoll, das gegenüber Unfallkasse, Rechnungsprüfung und Versicherer den rechtssicheren Nachweis liefert.

Der Unterschied zum gewerblichen Betrieb liegt in der Struktur, nicht im Verfahren. Eine Kommune hat viele kleine Standorte mit wechselnden Nutzern, Dienstgeräte außerhalb des Hauses und eine Zuständigkeit, die zwischen Fachamt, Gebäudemanagement und Hausmeister aufgeteilt ist. Genau an diesen Schnittstellen bleiben Geräte ungeprüft, obwohl jeder Beteiligte davon ausgeht, dass jemand anderes zuständig ist.

DGUV Vorschrift 3 oder Vorschrift 4: welche Vorschrift gilt für öffentliche Einrichtungen?

Beide Vorschriften regeln dasselbe: die Sicherheit am Arbeitsplatz durch sichere elektrische Anlagen und Betriebsmittel. Die DGUV Vorschrift 3 gilt für gewerbliche Unternehmen, deren Träger die Berufsgenossenschaften sind. Die DGUV Vorschrift 4, ehemals GUV-V A3, gilt für öffentliche Einrichtungen, deren Träger die Unfallkassen sind. Inhalt, Prüfumfang, Fristen und Dokumentation sind identisch, nur der zuständige Unfallversicherungsträger ist ein anderer.

Für die Praxis heißt das: Eine Stadtverwaltung, ein Landratsamt oder ein Eigenbetrieb prüft nach DGUV Vorschrift 4, ein kommunales Unternehmen in privater Rechtsform meist nach Vorschrift 3. Da beide auf dieselben DIN VDE Normen und dieselben Technischen Regeln verweisen, prüft AB Prüfservice beide nach einem Verfahren, und das Prüfprotokoll nennt die jeweils geltende Vorschrift.

Welche elektrischen Anlagen und Betriebsmittel werden in einer Behörde geprüft?

Geprüft werden in Verwaltungsgebäuden Bildschirme, Rechner, Drucker, Aktenvernichter, Küchengeräte in Teeküchen und Kantinen, Beleuchtung und Klimageräte. Im Bauhof kommen Werkzeug, Ladegeräte, Hochdruckreiniger und Werkstattmaschinen dazu, in Bürgerhäusern, Bibliotheken und Sporthallen Veranstaltungstechnik, Verlängerungen und die Beleuchtung. Dahinter liegen elektrische Anlagen und der Bestand elektrischer Maschinen: Verteilungen, fest installierte Maschinen, Lüftung und die Zuleitungen zu Wallboxen für den Fuhrpark.

Zwei Gruppen werden in Behörden regelmäßig übersehen. Dienstgeräte im Homeoffice bleiben Arbeitsmittel des Dienstherrn und damit prüfpflichtig, obwohl sie außer Haus stehen. Und Veranstaltungstechnik, die zwischen Bürgerhaus, Sporthalle und Marktplatz wandert und genauso geprüft werden muss, hat keinen festen Standort und fällt aus jeder gebäudebezogenen Liste heraus, wenn sie nicht als eigene Gruppe geführt wird.

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Zum Abschluss erhält jedes geprüfte Betriebsmittel seine Prüfplakette, dazu die vollständige digitale Dokumentation mit Prüfprotokoll und Inventarliste. Damit erfüllen Sie Ihre gesetzlichen Prüfpflichten und sind auf jede Kontrolle vorbereitet.

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Ortsfeste und ortsveränderliche Betriebsmittel: der Unterschied im Verwaltungsbetrieb

Ortsveränderliche Betriebsmittel sind bewegliche elektrische Geräte mit Stecker, die sich im Betrieb an einen anderen Ort bringen lassen: Bürogeräte, Küchengeräte, Werkzeug, Verlängerungen, Veranstaltungstechnik. Ortsfeste elektrische Betriebsmittel und Anlagen sind fest angeschlossen: Verteilungen, Lichtschienen, Lüftung, Werkstattmaschinen im Bauhof. Ortsveränderliche Geräte werden nach DIN VDE 0701-0702 gemessen, ortsfeste Betriebsmittel und Anlagen nach DIN VDE 0100-600 und DIN VDE 0105-100 mit mehrjährigem Turnus.

In einer Verwaltung ist der Bestand überwiegend ortsveränderlich und über viele Räume verteilt. Die Bestandsaufnahme je Liegenschaft, mit eindeutiger Zuordnung jedes Geräts zu Gebäude, Raum und Fachamt, ist deshalb der Schritt, der über alles Weitere entscheidet, und der Schritt, an dem die meisten Verwaltungen bisher ohne Dienstleister gescheitert sind.

Ist die Betriebsmittelprüfung in Behörden Pflicht? Gesetzliche Anforderungen nach DGUV, BetrSichV und ArbSchG

Ja. Die Prüfung ist gesetzlich vorgeschrieben durch die DGUV Vorschrift 3 beziehungsweise Vorschrift 4 der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, die Betriebssicherheitsverordnung und das Arbeitsschutzgesetz. Verantwortlich ist der Dienstherr beziehungsweise Arbeitgeber, also die Gebietskörperschaft oder der Träger der Einrichtung, vertreten durch die Behördenleitung. Die Technischen Regeln für Betriebssicherheit konkretisieren die Anforderungen an die Prüfung: TRBS 1201 für die Prüfung, TRBS 1203 für die befähigte Person.

Für die öffentliche Hand kommt eine zweite Kontrollinstanz dazu. Neben der Unfallkasse fragt die Rechnungsprüfung, ob die Pflicht erfüllt und die Leistung ordnungsgemäß vergeben und dokumentiert wurde. Ein vollständiges Prüfprotokoll je Liegenschaft beantwortet beide Fragen mit demselben Dokument; eine lückenhafte Liste beantwortet keine davon.

Prüffristen: Wie oft müssen Betriebsmittel in öffentlichen Einrichtungen regelmäßig geprüft werden?

Die Prüffristen ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung, die je Gerätegruppe Einsatzbedingungen und Fehlerquote bewertet. Bei der Gefährdungsbeurteilung unterstützen wir Sie auf Wunsch. Als Richtwert gilt: Werkzeug und Geräte im Bauhof in kurzen Intervallen bis hin zu sechs Monaten, Veranstaltungstechnik und Küchengeräte in der Regel jährlich, Bürogeräte in längeren Abständen, ortsfeste Anlagen mehrjährig. Anlassbezogen kommen die Erstprüfung vor der Inbetriebnahme und die Prüfung nach jeder Reparatur hinzu.

Für Verwaltungen lohnt es sich, die Fristen an das Haushaltsjahr zu koppeln: ein Prüfplan über alle Liegenschaften, regional gebündelt, mit festen Terminen je Gebäude. So wird die Prüfung als planbare Position im Haushalt geführt statt als Nachtrag, wenn die Unfallkasse nachfragt oder ein defektes Gerät einen Vorfall ausgelöst hat.

Wer darf die Prüfung elektrischer Betriebsmittel in Behörden durchführen?

Prüfen darf nur eine Elektrofachkraft oder eine zur Prüfung befähigte Person mit elektrotechnischer Berufsausbildung, Berufserfahrung im Prüfen und kalibrierter Messtechnik. Hausmeister und Beschäftigte dürfen Sichtkontrollen vornehmen und ein defektes Gerät aus dem Verkehr ziehen, aber keine Prüfung nach DGUV V3 oder V4 dokumentieren. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit berät bei der Gefährdungsbeurteilung, prüft aber nicht selbst.

AB Prüfservice prüft ausschließlich mit eigenen, qualifizierten Elektrofachkräften. Damit laufen Rathaus, Bauhof, Bürgerhaus und Außenstellen nach demselben Standard, und die Vergabe umfasst eine Leistung mit einem Ansprechpartner statt mehrerer regionaler Handwerksbetriebe mit unterschiedlichen Protokollen.

Ablauf einer Betriebsmittelprüfung im laufenden Verwaltungsbetrieb

Die Durchführung der Prüfung in einer Behörde folgt drei Schritten, um Defekte frühzeitig zu erkennen: Bestandsaufnahme mit Inventarliste je Liegenschaft und Fachamt, Prüfung vor Ort mit Sichtkontrolle, Messung und Funktionstest, digitale Dokumentation mit Prüfplakette je Gerät. Bürgerbüros und Publikumsbereiche werden außerhalb der Öffnungszeiten geprüft, Verwaltungsbüros raumweise im laufenden Betrieb, Bauhof und Hallen nach Absprache mit der Nutzung.

Defekte Positionen werden gesperrt und gekennzeichnet, der Befund geht ins Protokoll, und das Gerät kommt erst nach Reparatur und bestandener Nachprüfung in ordnungsgemäßem Zustand zurück. Das Gebäudemanagement erhält je Liegenschaft eine kurze Übergabe, welche Positionen betroffen sind, und kann Ersatzbeschaffungen aus dem Prüfergebnis heraus begründen.

Betriebsmittelprüfung nach DGUV V3 und V4 für Kommunen und Landesbehörden: liegenschaftsweise, bundesweit, dokumentiert

Für Kommunen mit zwanzig Liegenschaften und für Landesbehörden mit Standorten in mehreren Bundesländern prüft AB Prüfservice deutschlandweit nach einem Verfahren. Jede Liegenschaft bekommt ihre eigene Inventarliste und ihr eigenes Prüfprotokoll, das Gebäudemanagement sieht im Kundenportal den Stand aller Standorte auf einen Blick. Jedes geprüfte Gerät trägt eine Prüfplakette mit QR-Code, hinter der das Ergebnis abrufbar ist.

Damit wird die Prüfung vom Einzelauftrag zur Rahmenleistung: gebündelte Touren statt einzelner Anfahrten je Gebäude, Fristen zentral geführt statt in Listen der Hausmeister, ein Berichtsstand für Unfallkasse, Rechnungsprüfung und Versicherer. Kommt eine Liegenschaft dazu oder wechselt ein Fachamt das Gebäude, wird der Bestand umgehängt, ohne dass die Systematik neu aufgesetzt wird. Für die Justiz in Nordrhein-Westfalen sind wir in sämtlichen Landgerichten, Amtsgerichten und Staatsanwaltschaften im Einsatz; unsere Prüfer sind von der Justiz Nordrhein-Westfalen sicherheitsüberprüft.

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Leitern und Tritte prüfen wir ebenfalls: Leiter- und Trittprüfung für Behörden und öffentliche Einrichtungen.

Häufige Fragen zur Betriebsmittelprüfung in Behörden und öffentlichen Einrichtungen

Gilt für unsere Verwaltung die DGUV Vorschrift 3 oder die Vorschrift 4?

Für Behörden, Kommunen und öffentliche Einrichtungen mit der Unfallkasse als Träger gilt die DGUV Vorschrift 4, ehemals GUV-V A3. Für kommunale Unternehmen in privater Rechtsform mit einer Berufsgenossenschaft als Träger gilt die Vorschrift 3. Prüfumfang, Fristen und Dokumentation sind identisch; das Protokoll nennt die geltende Vorschrift.

Müssen Dienstgeräte im Homeoffice geprüft werden?

Ja. Dienstgeräte bleiben Arbeitsmittel des Dienstherrn, auch wenn sie bei Beschäftigten zu Hause stehen. Sie werden bei der Ausgabe geprüft und im festgelegten Intervall ins Haus geholt, um sie prüfen zu lassen, oder an einem Sammeltermin geprüft. Privatgeräte der Beschäftigten fallen nicht unter die Prüfpflicht des Dienstherrn.

Wer ist in der Behörde für die Prüfung verantwortlich?

Verantwortlich ist der Dienstherr beziehungsweise Arbeitgeber, vertreten durch die Behördenleitung. Aufgaben können an Gebäudemanagement oder Fachämter übertragen werden, die Verantwortung bleibt bei der Leitung; die Übertragung sollte schriftlich erfolgen. Deshalb gehört die Steuerung der Prüfung an eine Stelle, mit einem Prüfplan über alle Liegenschaften.

Kann die Prüfung als Rahmenleistung über mehrere Liegenschaften vergeben werden?

Ja. Die Prüfung wird als Leistung je Gerät über alle Liegenschaften kalkuliert, mit festen Terminen je Gebäude und einem Berichtsstand für die gesamte Verwaltung. Für die Vergabe liefern wir Leistungsbeschreibung, Mengengerüst aus der Bestandsaufnahme und Nachweise zur Qualifikation der Prüfer.

Muss das Bürgerbüro für die Prüfung geschlossen werden?

Nein. Publikumsbereiche werden außerhalb der Öffnungszeiten geprüft, Verwaltungsbüros raumweise im laufenden Betrieb. Ortsfeste Anlagen werden mit angekündigter Abschaltung eingetaktet, in Absprache mit dem Gebäudemanagement. Für Bauhof, Sporthallen und Bürgerhäuser stimmen wir die Termine mit dem Belegungsplan ab, sodass weder Veranstaltungen noch Schulsport ausfallen. Der Dienstbetrieb wird an keinem Tag unterbrochen.

Was kostet die Betriebsmittelprüfung in einer Behörde?

Die Kosten werden meist je Gerät abgerechnet und hängen von Geräteanzahl, Gerätearten und Aufwand vor Ort ab. Bei vielen Liegenschaften und gebündelten Touren sinkt der Stückpreis deutlich. Ein konkretes Angebot erstellen wir nach kurzer Erfassung des Bestands, bei größeren Verwaltungen auf Basis einer Musterliegenschaft. Fahrtkosten und Stunden rechnen wir nicht gesondert ab.

Was passiert mit Geräten, die die Prüfung nicht bestehen?

Sie werden sofort gesperrt und gekennzeichnet, der Befund geht ins Protokoll. Zurück in den Einsatz kommen sie erst nach Reparatur und bestandener Nachprüfung. Häufen sich Befunde bei einem Gerätetyp, etwa bei Verlängerungen der Veranstaltungstechnik, ist das ein belastbarer Grund für eine geplante Ersatzbeschaffung im nächsten Haushalt.

Wie erhält die Verwaltung die Nachweise für Unfallkasse und Rechnungsprüfung?

Alle Ergebnisse liegen digital vor: Prüfprotokoll je Position, Inventarliste je Liegenschaft, Fristenübersicht für die gesamte Verwaltung, abrufbar im Kundenportal. Für Unfallkasse, Rechnungsprüfung oder Versicherer lässt sich der Stand je Gebäude oder für alle Liegenschaften ziehen, ohne dass Unterlagen aus den Fachämtern zusammengesucht werden müssen.

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